“Yo necesito el cara a cara para cerrar una venta. La videoconferencia está muy bien para hacer seguimiento pero no para una primera reunión.”
Sí, yo también era de esos. Pero las cosas han cambiado.
En este artículo te explicamos cómo hacer la transición a poder hacer reuniones online con clientes. “Bueno, pues instalo Skype o Zoom y ya está…no?” A ver, sí. Es un paso instalarse una aplicación de videoconferencias, pero no el único.
1. Cómo concertar la reunión
Las reuniones online tienen más porcentaje de no-shows. Es importante que la “experiencia” de la concertación sea buena para reducir al máximo estos no-shows.
¿Cómo lo hacemos en Comadi?
A la hora de enviar un email proponiendo una visita, enlazamos nuestra disponibilidad de calendario a través de una aplicación. Nosotros utilizamos Calendly pero también se puede utilizar directamente con Hubspot, Pipedrive,o alguno de los mejores CRM para empresas B2B disponibles.
Esto nos permite varias cosas:
- No tener que enviar el típico email de “cuándo te va bien” “el miércoles” “yo puedo jueves por la mañana y viernes a las 13h”, etc
- Se te bloquea automáticamente el espacio reservado en tu calendario para que no puedas poner otra reunión a esa hora
- Se genera un evento en el calendario de los 2 por lo que no hace falta crear el evento manualmente
- El hecho de “forzar” a que sea la otra persona que decida el día y hora le involucra más en la reunión y reduce el riesgo de no-show
- Automáticamente le puede llegar un recordatorio de la reunión
- Nos mostramos como una empresa profesional y adaptada a las nuevas tecnologías digitales
2. Requisitos para buena calidad
No te oigo. Me quito el vídeo a ver si ahora mejora. Se corta la llamada.
¿Cuántas veces hemos tenido que pasar por esto en alguna videoconferencia? Si estás explicando los beneficios de tu servicio o intentando averiguar los pains de tu cliente potencial, que te ocurran este tipo de cosas hace que la experiencia sea mala.
¿Qué tenemos que tener en cuenta?
- Lo primero y más importante, buena conexión a Internet. Buena tarifa de datos, cerca del router si vamos con WIFI, conectados con cable Ethernet todavía mejor, evitar utilizar otro programas a la vez de descargas (youtube, spotify, etc.)
- Un ordenador decente. Si no nos hemos actualizado el ordenador desde hace 10 años, es hora de pensárselo. La calidad de los drivers que tengamos para conectarnos también afecta a la calidad de la señal.
- Cámara y micro de calidad. Con el anterior punto resuelto esto también estaría incluído ya que la mayoría ya vienen con buenas cámaras y micrófonos. Tened en cuenta que si utilizamos un monitor grande aparte del portátil, será mejor tener una webcam aparte para poner encima de este monitor
- Auriculares. No son estrictamente necesarios pero por nuestra experiencia siempre ayuda. Evitas posibles ecos, te aíslas de ruidos y si tienen micro normalmente funcionará mejor que el del ordenador.
- ¿Habitación ordenada? Eso lo dejamos a la elección de cada uno… :)
3. Extras importantes
El objetivo es que la reunión que tengamos se parezca lo máximo posible a una reunión presencial. Hay aspectos que nos va a costar traspasar como el lenguaje no verbal o el compartir información. Y es por eso que tenemos que centrarnos en este tipo de cosas.
- Dedicar los primeros minutos a comunicación informal. Ayuda a romper el hielo. No hace falta hablar del tema de moda. Be creative :)
- Compartir pantalla. Si tenemos una presentación siempre está bien poder enseñarla porque hace que la reunión no sea tan monótona.
- ¿Explicar algunos conceptos con papel y boli? En este caso el papel no será posible pero si tenemos una tablet que se pueda conectar con el ordenador, existe esta posibilidad. En Comadi vinculamos el iPad a Zoom y funciona perfecto.
Por supuesto, vas a necesitar prepararte la reunión igual que antes (repasar en qué escenario nos encontramos, anticiparnos a cómo puede ir la reunión, prepararnos física y mentalmente, etc.)
¿Quieres que te ayudemos a conseguir nuevas reuniones con clientes potenciales? Contacta con nosotros y te explicaremos cómo lo hacemos.
